|
自动化办公管理方案
一、方案背景
办公自动化（Office Automation,简称OA）于50年代在美国等西方国家首先兴起，是将高效办公和现代计算机技术结合起来的新型综合学科。自从80年代以来，OA开始进入我国并得到了快速而广泛的发展：
对于OA系统在政府部门和集团企业中的建设现状而言，面临着组织规模大、办公层次多、业务类型多样化、对资源管理配置、效率提升具有较高要求等一系列难点，小而全的OA产品已经无法满足用户要求，需要新的IT解决思路和设计方案。
基于对政府公文流转特性与企业协同办公需求的深入理解，楚星软件构建起一套包括OA办公协同处理系统、集中审批平台、印章集中作业系统、在线招投标系统、档案管理系统等在内的集中化、自动化的办公管理解决方案。
二、方案介绍
本方案着力于提升企业内部协同办公水平，对特定作业集中处理以增进企业管理效能，促进企业知识财富沉淀和利用，通过企业门户建设、信息发布和便捷沟通促进企业文化建设。
方案对各业务元素和核心需求进行解耦和建模，将各业务单元和子模块进行再造、组合、关联和集成，以满足企业各方面的真正需求。以最新的工作流、模板技术、企业信息总线（ESB）以及影像压缩、海量存储等技术作为平台支撑，打造一个灵活、可伸缩的企业办公作业平台。
本方案将有效利用本单位内外信息资源，极大地提高全系统工作效率、强化内部执行力、降低管控风险、加快工作响应能力、增强组织的核心竞争力。
三、方案功能设计
该解决方案以协同管理为核心，围绕实现组织机构内部工作流、实时协同、集中处理、信息共享等多方面、多层次的应用，为组织构建一个灵活、高效的工作平台。
同时，该方案所具有的优越扩展性，能够最大程度的满足组织发展和机构调整过程中的变化需求。
行政办公平台：
实现办公事务的自动化、集中化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。
对企业的招投标过程进行全程线上监控，充分体现“公正，公平”的招标原则，减少人为因素影响。同时将传统的招投标过程转变为一个简单、方便、快捷的过程，力争为招标方和投标方节约成本，为双方带来最大的利益。
对企业的各种资源进行有效地管理，检测使用冲突，合理调控，包括物品管理、会议管理、车辆管理、合同管理、出差管理、出差管理、报销管理等。
团队协作平台：
通过为部门和团队之间提供一个全方位的沟通、协作平台，提高部门、项目组之间的工作效率和质量，使团体成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的响应。实现组织的通信、共享、管理和制订各种组织文档或日程安排，使团队成员或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。
个人工作台为员工个人的工作提供快捷和便利，通讯录、日程、提醒等小工具是员工日常工作的有用助手，员工每天通过这个工作台可以方便地处理公司的各类事务。
知识管理平台：
实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报。
员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效。
企业通信平台：
建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括Web Mail、即时通讯、手机短信、传真收发、会议召开等，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。
信息发布平台：
为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。
文化管理平台：
从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。
信息集成平台：
OA系统能把企业的核心业务系统、MIS系统、财务系统等集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密关联。
|
chuxingsoft.com